# Ein Zimmer, vier Wege zur Buchung **Teaser:** HOTREC, die europäische Branchenorganisation für Hotels, Restaurants, Bars und Cafés, fasst mehrere Wege unter Direktvertrieb zusammen. Die Distributionsstudie macht sichtbar, dass Website, Telefon, E-Mail und Walk-in im Hotel unterschiedliche Arbeit auslösen. Eine getrennte Auswertung verbindet den Buchungsweg mit Zeitaufwand, Zahlung und PMS-Daten. ## TL;DR - HOTREC weist für 2025 einen europäischen Direktanteil von 51,3 Prozent der Übernachtungen aus. - Website, Telefon, E-Mail und Walk-in gehören zum Direktvertrieb, führen aber über unterschiedliche Arbeitsabläufe ins PMS. - Vier Einzelfälle prüfen, ob die Abläufe funktionieren; Kostenvergleiche brauchen mehrere reale Buchungen je Weg über einen festgelegten Zeitraum. - Nach Zahlungsgebühren und zurechenbaren Prozesskosten bleibt ein Betrag vor den allgemeinen Betriebskosten, der vom buchhalterischen Erlösbegriff getrennt bleibt. Eine Nacht im Doppelzimmer lässt sich am Smartphone buchen, am Telefon vereinbaren, per E-Mail abstimmen oder direkt an der Rezeption verkaufen. Für Gäste führt jeder Weg zum selben Zimmer. Im Hotel folgen daraus unterschiedliche Schritte: Die Buchungsmaschine bestätigt automatisch, während Telefon und E-Mail persönliche Bearbeitung brauchen. Die European Hotel Distribution Study 2026 von HOTREC und der HES-SO Valais-Wallis, einer Schweizer Hochschule, ordnet diese Wege dem Direktvertrieb zu. Für das Referenzjahr 2025 entfallen in der gewichteten europäischen Schätzung ohne aggregierte Kettendaten 51,3 Prozent der Übernachtungen auf direkte Kanäle. Die [Vollstudie von HOTREC und HES-SO Valais-Wallis](https://www.hotrec.eu/media/static/files/import/all_news_2026_2026_35/full-study_european-hotel-distribution-study-2026_hotrec.pdf) zählt dazu Telefon, E-Mail, die eigene Website mit Buchungsmaschine, Kontaktformulare sowie Walk-ins. Die Studie stützt sich auf Angaben von 2.713 Hotels aus 28 Ländern. Sie beschreibt Marktanteile und Kanaldefinitionen. Bearbeitungsminuten, Zahlungsgebühren und Fehlerkorrekturen entstehen im einzelnen Hotel nach dessen eigenen Abläufen. ## Dasselbe Zimmer wird auf vier Wegen gebucht Das GastroNews-Arbeitsmodell beginnt mit einer häufig verkauften Zimmerkategorie und einem festgelegten Zeitraum. Anreise, Abreise, Gästezahl, Rate und Zahlungsbedingung bleiben für den Vergleich gleich. So steht der Buchungsweg im Mittelpunkt. Bei der Websitebuchung prüft das System die Verfügbarkeit und erzeugt die Bestätigung. Am Telefon prüft eine Mitarbeiterin Zimmer und Rate, erklärt Bedingungen, nimmt Daten auf und verschickt die Bestätigung. Eine E-Mail-Anfrage führt über Verfügbarkeitsprüfung, Angebot, Rückmeldung und Eintrag ins PMS. Beim Walk-in stehen Zimmerstatus, Preis, Melde- und Zahlungsdaten direkt am Empfang an. Vier Einzelfälle dienen als Funktionstest. Das Hotel erkennt damit, ob Ursprungskennung, Bestätigung, Zahlungsweg und Übergaben sauber erfasst werden. Für einen Kostenvergleich wertet es anschließend mehrere reale Buchungen je Weg über einen festgelegten Zeitraum aus, etwa über einen Monat. ## Bearbeitungszeit und Gebühren verändern den Vergleichsbetrag Die Auswertung beginnt mit dem Erstkontakt und endet, wenn Aufenthalt, Rechnung und Zahlung im PMS zusammenpassen. Reservierung, Rezeption und Buchhaltung erfassen ihre Bearbeitungsminuten. Multipliziert mit dem internen Minutenkostensatz entstehen zurechenbare Prozesskosten. Hinzu kommen Zahlungsgebühren, Kosten für Zahlungsaufforderungen, Bearbeitung von Änderungen und dokumentierte Fehlerkorrekturen. Stornos stehen in einer eigenen Zeile, denn sie binden Zimmernächte, Bearbeitungszeit und gegebenenfalls Rückerstattungen. Eine einfache Rechenlogik lautet: Zimmerumsatz abzüglich erstatteter oder rabattierter Beträge, Zahlungsgebühren und zurechenbarer Prozesskosten. Bei 200 Euro Zimmerumsatz, 6 Euro Zahlungsgebühr und 12 Euro Prozesskosten verbleiben 182 Euro vor allgemeinen Betriebskosten. Dieser Betrag beschreibt eine betriebliche Vergleichsgröße. Der buchhalterische Erlös folgt den Regeln und Konten des jeweiligen Hauses. Zehn zusätzliche Minuten bei einer E-Mail-Buchung verändern die Vergleichsgröße um den hausinternen Minutenkostensatz. ## Im PMS bleibt der ursprüngliche Buchungsweg erhalten Jede Buchung erhält beim Anlegen eine Ursprungskennung: Website, Telefon, E-Mail oder Walk-in. Diese Kennung bleibt auch nach Umbuchung, No-show, Zahlung und Rechnungsstellung sichtbar. Damit können Reservierung, Rezeption und Buchhaltung auf denselben Vorgang zugreifen. Die Reservierung dokumentiert den Startkanal. Die Rezeption ergänzt Abweichungen bei Anreise und Zahlung, während die Buchhaltung Auszahlungen und Gebühren abgleicht. Eine kurze Fehlerkategorie ordnet Korrekturen wie falsche Rate, fehlende Garantie oder unklare Rechnung dem Vorgang zu. Das PMS-Reporting hält außerdem Zeitraum, Zimmerkategorie, Rate, Kostenquelle und verantwortliche Person fest. Dadurch bleibt nachvollziehbar, warum sich zwei Buchungen desselben Zimmers unterschiedlich entwickelt haben. ## Ein hoher Direktanteil sagt wenig über den Arbeitsaufwand HOTREC weist für 2025 zugleich 29,9 Prozent der Übernachtungen für Online Travel Agencies aus. Größe, Lage, Saison und Zielgruppe prägen den Vertriebsmix eines Hauses. Die [Veröffentlichung von HOTREC](https://www.hotrec.eu/en/policies_booking-holdings-and-expedia-group-account-for-85-of-europe_E2_80_99s-ota-market-hotrec-study-finds.html) ordnet diese Werte als europäische Marktaufnahme ein. Eine hohe Direktquote kann viele Telefonate und aufwendige Zahlungsprozesse enthalten. Ein anderes Hotel verarbeitet den größten Teil seiner direkten Reservierungen über die Buchungsmaschine. Der eigene Vergleich macht diese Unterschiede im Betrieb sichtbar. Nach dem festgelegten Auswertungszeitraum liegen je Buchungsweg Fallzahl, Bearbeitungsminuten, Fehler, Stornos und Zahlungsgebühren nebeneinander. Die Leitung kann daraus etwa ein klareres E-Mail-Template oder eine Übergaberegel für Telefonbuchungen ableiten.