# Herkunftsnummer im Kaffeesack ## TL;DR - Die EUDR betrifft im Gastro-Einkauf vor allem Kaffee, Kakao, Rind, Soja, Palmöl, Holz, Papier und je nach Artikel Kautschuk. - Viele kleine Betriebe werden eher Lieferantenauskünfte ablegen als selbst Farmdaten im EU-System pflegen. - Eigenimporte aus Drittstaaten sind der Punkt, an dem aus Einkauf schnell eine eigene Compliance-Aufgabe werden kann. - Nachhaltigkeitsclaims auf Karte, Website oder Bankettmappe brauchen belastbare Belege im Haus. Der Kaffeesack im Lager sieht aus wie immer. Er riecht nach Röstung, steht neben dem Lieferschein und wartet auf die Mühle. Auch die Kuvertüre fürs Dessert, das Burgerpatty im Tiefkühler und die Papierserviette wirken erst einmal ganz normal. Neu ist, was danebenliegen kann: eine Referenznummer, eine Lieferantenerklärung, ein EUDR-Status. Kein Drama am Pass. Eher eine zusätzliche Zeile im Einkauf. EUDR steht für EU Deforestation Regulation, auf Deutsch EU-Entwaldungsverordnung. Sie soll verhindern, dass bestimmte Rohstoffe und Produkte aus Lieferketten stammen, die mit Entwaldung oder Waldschädigung nach dem 31. Dezember 2020 verbunden sind. Die Anwendung soll zeitlich gestaffelt starten. Große und mittlere Unternehmen sind früher dran, viele Kleinst- und Kleinunternehmen später. Für einzelne Holzkonstellationen können Sonderregeln greifen. Die EU-Kommission hat im Mai 2026 Vereinfachungen, Leitlinien und FAQ vorgelegt. Das senkt den geplanten Aufwand. Es räumt das Thema aber nicht aus dem Warenkorb. ## Was in den Blick gehört Die Verordnung nennt sieben Rohstoffgruppen: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz. Im Betrieb wird daraus eine sehr praktische Liste. Kaffee betrifft Bohnen, Röstkaffee, entkoffeinierte Ware und je nach Produktscope lösliche Produkte. Kakao steckt in Kuvertüre, Schokolade, Kakaopulver, Pralinen, Frühstücksaufstrich, Backwaren und Desserts. Rind erscheint als Steak, Burgerpatty, TK-Ware oder gegartes Erzeugnis. Soja ist sichtbar bei Tofu, Sojadrinks und vegetarischen Produkten. Entscheidend bleibt aber der konkrete Warencode. Dasselbe gilt bei Palmöl: Backwaren, Frittierfette, Convenience, Glasuren, Cremes oder Margarine können relevant sein. Nicht jedes Endprodukt fällt automatisch darunter. Holz und Papier gehören ebenfalls auf die Prüfliste: Holztabletts, Einweg-Holzbesteck, Drucksachen, Papierprodukte, Möbel oder Küchenware können je nach Code erfasst sein. Kautschuk steht im Restaurantalltag seltener im Mittelpunkt, kann aber bei Handschuhen, Reifen oder technischen Artikeln auftauchen. Die einfache Regel für den Einkauf: nicht nach Gefühl sortieren. Maßgeblich ist der Anhang der Verordnung mit den Warencodes. ## Wer welche Rolle hat Ein kleines Café, das beim EU-Großhändler Bohnen, Schokolade und Servietten bestellt, muss daraus nicht automatisch ein Satellitenprojekt machen. Es muss in vielen Fällen weder Farmkoordinaten sammeln noch selbst im EU-Portal arbeiten. Die Hauptlast liegt weiter oben in der Kette. Wer ein relevantes Produkt erstmals auf den EU-Markt bringt oder ausführt, muss die Sorgfaltspflicht erfüllen und eine Sorgfaltserklärung abgeben. Nach Annahme im Informationssystem entsteht eine Nummer, die in der Lieferkette wichtig wird. Nachgelagerte Akteure haben vereinfachte Rollen. Je nach Größe müssen sie Informationen aufbewahren und bei Problemen reagieren. Erste nachgelagerte Käufer können Referenznummern oder vereinfachte Identifikatoren erhalten und müssen diese vorhalten. Im Alltag werden daraus nüchterne Fragen: Welche Artikel sind betroffen? Wer liefert sie? Welche Auskunft gibt es? Ab wann kommen Nummern oder Identifier? Wo liegt das Dokument? Die rote Linie heißt Eigenimport. Wer Rohkaffee, Kakao, Rindfleisch oder andere relevante Ware selbst aus einem Drittstaat einführt, steht deutlich näher an den eigentlichen Pflichten. Dann reicht die schöne Geschichte vom Produzenten nicht. Zoll, Sorgfaltspflicht, Informationssystem und rechtliche Prüfung gehören früh auf den Tisch. ## Erst Ablage, dann Aussage Gastronomie erzählt gern Herkunft. Hausröstung aus Guatemala. Schokolade aus Ecuador. Rind von einer besonderen Rasse. Das kann gut sein und passt oft besser zur Karte als eine anonyme Produktzeile. Nur sollte die Ablage schneller sein als der Satz auf der Website. „Entwaldungsfrei“, „regenwaldfreundlich“, „waldschonend“ oder „saubere Herkunft“ klingen gut. Ohne belastbaren Beleg werden sie riskant. Ein Lieferant kann rechtlich konforme Ware liefern, ohne dass daraus automatisch eine Marketinggeschichte für Speisekarte, Social Media oder Tagungsmappe wird. Sinnvoll ist ein digitaler Ordner pro Lieferant oder Warengruppe. Darin liegen Lieferantenname, Ansprechpartner, Kundennummer, betroffene Artikelnummern, Produktnamen, EUDR-Einschätzung des Lieferanten, erhaltene Referenznummern oder Identifier, Datum der Auskunft und Dokumentversion. Rahmenvertragsklauseln und Lieferbedingungen gehören dazu. Das muss nicht hübsch sein. Es muss auffindbar sein. ## Kleine Sommerarbeit Der Sommer 2026 ist ein guter Moment für eine kurze Inventur, bevor Herbstverträge, Bankettmappen und neue Preisrunden wieder Tempo machen. Der erste Schritt ist eine markierte Sortimentsliste: Kaffee, Kakao und Schokolade, Rind, Soja, Palmöl, Holz und Papier. Danach braucht jede Warengruppe einen Hauptlieferanten und intern eine zuständige Person. Nicht fünf Leute, die irgendwie Bescheid wissen. Eine Stelle, die fragt und ablegt. Der Lieferantenfragebogen darf kurz bleiben: Fällt der Artikel unter die EUDR? Wer ist der vorgelagerte Operator? Werden Referenznummern oder Identifier bereitgestellt? Ab wann? Gibt es Sortimentswechsel? Welche Dokumente gelten? Wer eine Warenwirtschaft nutzt, kann Felder für EUDR-Status, Auskunftsdatum, Dokument und Referenznummer vorbereiten. Größere Hotelgruppen, Caterer und Systemgastronomie brauchen meist mehr: Vertragsklauseln, zentrale Abfragen, Rollen im Einkauf und klare Prozesse für Eigenimporte. In Deutschland ist die BLE für die Durchführung der EUDR zuständig. Für viele kleinere Häuser bleibt der beste Start überschaubar: EU-Großhandelsware, Eigenimport und Werbeaussage getrennt betrachten. Der Kaffeesack darf weiter nach Kaffee riechen. Daneben liegt künftig ein Nachweis mehr. Im Einkauf ist das keine Romanze, aber eine saubere Ablage spart später viele Rückfragen.