# Fünf Bonproben am Kassensystem

**Teaser / Vorspann (2-4 Saetze):** Das Bundesfinanzministerium erläutert in seiner FAQ zur Belegausgabepflicht Papierbelege, elektronische Belege und die Bereitstellung per QR-Code. Am Tresen treffen diese Vorgaben auf Kartenzahlung, Trinkgeld, Storno und Gäste ohne Smartphone. Fünf Bonproben verfolgen einen Vorgang vom Kassenabschluss bis zum angebotenen Beleg.

## TL;DR

- Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion geben für aufzeichnungspflichtige Vorgänge einen Beleg aus.
- Papier und elektronische Belege sind zulässige Ausgabewege.
- Ein QR-Code kann den Abruf eines vollständigen elektronischen Belegs nach Transaktionsabschluss öffnen.
- Verkauf, Storno, Trinkgeld, QR-Abruf und Papierausgabe bilden fünf GastroNews-Testfälle für den Betriebsalltag.

Der Bon entsteht nach dem Abschluss des Kassiervorgangs. Zahlung, Betrag und Ausgabeweg laufen dann im selben Moment zusammen. Die Rechtsangaben in diesem Beitrag beziehen sich auf Deutschland.

Die [BMF-FAQ zur Belegausgabepflicht](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html) trägt den Stand vom 29. April 2026. Sie nennt Papierbeleg und elektronischen Beleg als Ausgabeformen. Die gesetzliche Grundlage steht in [§ 146a Absatz 2 der Abgabenordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html): Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, gibt einen Beleg aus.

Der Gast kann den Bon ablehnen oder liegen lassen. Das Team stellt den Beleg dennoch bereit und hält den Ablauf am Tresen funktionsfähig.

## Papier und digital im gleichen Ablauf

Ein Papierbon passt zum schnellen Kaffee außer Haus. Ein elektronischer Beleg lässt sich an der Hotelbar, im Restaurant oder am Self-Order-Terminal gut einbinden. Inhaltlich erfüllt er dieselben Anforderungen wie ein gedruckter Beleg.

Der QR-Code unterstützt den Abruf. Laut [BMF-FAQ](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html) steht der elektronische Kassenbeleg erst nach Abschluss der Transaktion zum Download bereit. Auf dem Kundendisplay führt der Code dann zum vollständigen, lesbaren Beleg.

Ein Papierweg bleibt am Tresen verfügbar. Gäste können ebenso einen anderen angebotenen elektronischen Weg nutzen, etwa per E-Mail oder Download. Die Schicht kann diese Optionen kurz erklären, wenn sie sie selbst regelmäßig durchspielt.

## Fünf Proben im laufenden System

Die folgenden Fälle sind ein GastroNews-Arbeitsmodell. Sie laufen außerhalb der stärksten Servicewelle durch das aktive Kassensystem und nutzen die Zahlungsarten des Betriebs.

| Probe | Was das Team prüft |
|---|---|
| Regulärer Verkauf | Artikel, Zahlbetrag, Zahlungsart, Beleginhalt und Ausgabeweg stimmen überein. |
| Storno oder Korrektur | Die Änderung folgt dem dokumentierten Ablauf und bleibt in Aufzeichnung sowie Belegweg nachvollziehbar. |
| Trinkgeld | Zahlbetrag, Bon und Buchung bilden den vorgesehenen Trinkgeldprozess ab. |
| QR-Abruf | Nach dem Abschluss öffnet der Code den vollständigen Beleg für den gerade kassierten Vorgang. |
| Gast ohne Smartphone | Papier oder ein anderer angebotener elektronischer Weg führt bis zur Belegausgabe. |

Der Verkaufstest zeigt fehlende Belegdaten oder einen falsch hinterlegten Ausgabeweg. Die Stornoprobe deckt Rechte, Bedienfolgen und Korrekturtexte auf. Beim QR-Test wird sichtbar, ob ein Link nur eine Kurzansicht zeigt oder den vollständigen Beleg lädt. Die Papierprobe prüft Drucker, Papierrolle und die Routine des Teams.

## Der QR-Abruf endet beim Beleg

Ein Foto des Codes dokumentiert den Weg nur teilweise. Der Testgast öffnet den Link, vergleicht ihn mit dem eben abgeschlossenen Vorgang und liest den gesamten Beleg auf dem eigenen Gerät.

Die [BMF-FAQ](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html) behandelt QR-Codes als mögliche Bereitstellungstechnik. Das Team hält deshalb fest, ob der Abruf ohne zusätzliche App funktioniert, ob der Link den richtigen Vorgang aufruft und wie lange der Beleg verfügbar bleibt.

Küchenbons und interne Eigenbelege erfüllen andere Aufgaben. Für den Gästebeleg bleibt der vollständige Geschäftsvorgang maßgeblich.

## Trinkgeld und Storno mitprüfen

Trinkgeld an den Unternehmer erfasst die [BMF-FAQ](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html) als Umsatz. Der Test gleicht Zahlbetrag, Bon und Buchung ab.

Arbeitnehmer-Trinkgeld braucht grundsätzlich keine Erfassung im Kassensystem. Gelangt es in den Kassenbestand, erhält die Kassensturzfähigkeit einen nachvollziehbaren Umgang. Der Betrieb dokumentiert dafür den technisch oder organisatorisch vorgesehenen Weg.

Für Storno, Preisänderung und Rücknahme folgt das Team der Verfahrensdokumentation des eingesetzten Systems. Bestellung, Änderung, Abschluss und Beleg ergeben dabei eine zusammenhängende Aufzeichnung. Rechtevergabe und Bedienfolge gehören mit in das Kassenhandbuch.

## Nach dem Update erneut testen

Das Testprotokoll notiert Datum, Kasse oder Handheld, Zahlungsart, Ergebnis, Fehlerbild und zuständige Person. Daraus entstehen konkrete Aufgaben, etwa eine angepasste QR-Darstellung, Papiernachschub oder eine ergänzte Bedienungsanleitung.

Nach einem Kassenupdate, einem neuen Payment-Terminal oder einer geänderten Trinkgeldfunktion laufen dieselben fünf Proben erneut. Die Schichtleitung druckt den Testbon, öffnet den QR-Abruf und legt das Ergebnisprotokoll zum Kassenhandbuch.