1. Das „Stechuhr-Urteil“: Was gilt ab sofort?
Stellen Sie sich vor: Samstagabend, volles Haus, die Küche brummt – und irgendwann fällt Ihnen ein, dass Sie eigentlich noch gar kein offizielles System zur Arbeitszeiterfassung haben. Genau hier liegt das Problem: Die Pflicht besteht längst, nicht erst irgendwann in der Zukunft.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13.09.2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen. Grundlage ist die europarechtskonforme Auslegung des EuGH-Urteils von 2019. Seitdem gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind festzuhalten – nicht mehr nur Überstunden, wie es § 16 ArbZG früher vorsah.
Viele Gastronomen hoffen noch auf das angekündigte Gesetz, das die Details regeln soll. Doch die Richter waren eindeutig: Die Pflicht wirkt sofort. Ein Fachanwalt bringt es treffend auf den Punkt: „Das BAG-Urteil hat Fakten geschaffen. Wer jetzt noch glaubt, Arbeitszeiterfassung sei freiwillig oder nur für Überstunden nötig, irrt gewaltig.“
Für die Praxis heißt das: Auch wenn der Gesetzgeber noch an der finalen Ausgestaltung arbeitet, müssen Sie spätestens jetzt ein funktionierendes System im Betrieb haben – egal ob Restaurant, Café oder Hotel.
2. Der Gesetzentwurf: Was kommt auf uns zu?
Während die rechtliche Grundpflicht also steht, arbeitet das Bundesarbeitsministerium (BMAS) weiter an der gesetzlichen Konkretisierung. Der vorliegende Referentenentwurf sieht vor, dass die Zeiterfassung künftig grundsätzlich elektronisch erfolgen soll. Das würde die bisher noch zulässige Papierdokumentation langfristig ablösen.
Geplant sind gestaffelte Übergangsfristen:
- Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern hätten zwei Jahre Zeit zur Umstellung.
- Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern fünf Jahre.
- Für sehr kleine Betriebe bis zu zehn Mitarbeitern sollen weiterhin papierhafte Aufzeichnungen erlaubt bleiben.
Das ist ein wichtiger Punkt für kleine Cafés oder Imbisse, die keinen großen Verwaltungsapparat haben. Trotzdem empfiehlt sich schon heute eine elektronische Lösung – auch weil sie später ohnehin kommen dürfte.
Ein weiteres Missverständnis betrifft die Vertrauensarbeitszeit. Sie bleibt grundsätzlich möglich, entbindet Arbeitgeber aber nicht von der Dokumentationspflicht. Mitarbeitende dürfen Zeiten selbst erfassen, aber erfasst werden muss trotzdem. Ein HR-Experte fasst es prägnant zusammen: „Ein Dienstplan ist keine Arbeitszeiterfassung. Der Plan sagt, wie es sein sollte, die Erfassung sagt, wie es wirklich war.“
Wer tiefer einsteigen möchte, findet im Blog von Gastromatic hilfreiche Einordnungen zur künftigen Gesetzeslage (siehe: Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Gesetz, Tools & Tipps).
Für Gastronomen bedeutet das: Die Strukturen, die Sie heute schaffen, sollten möglichst schon auf die elektronische Zukunft ausgerichtet sein, um nicht doppelt investieren zu müssen.
3. Gastro-Spezial: Teildienst, Raucherpausen & Co.
Kaum eine Branche hat so unregelmäßige Arbeitszeiten wie die Gastronomie. Teildienst, Saisonschwankungen, spontane Zusatzschichten – all das macht die Zeiterfassung komplizierter, aber auch umso wichtiger.
Ein klassisches Beispiel: die Raucherpause zwischen zwei Gängen. Rechtlich gilt sie als Ruhepause – und die zählt nicht zur Arbeitszeit. Das bedeutet: Sie muss dokumentiert oder klar von der Arbeitszeit abgezogen werden. Noch schwieriger wird es, wenn die „Pause“ durch einen plötzlichen Gästeansturm unterbrochen wird. Digitale Systeme können hier helfen, indem Mitarbeitende Pausen selbst starten und beenden.
Auch Umkleidezeiten sorgen oft für Diskussionen. Wenn das Tragen bestimmter Kleidung Pflicht ist – etwa aus Hygienegründen in der Küche –, gilt das Umkleiden meist als Arbeitszeit. Das sollte in der Erfassung entsprechend berücksichtigt werden.
Nicht zu vergessen: Minijobber. Für sie gab es schon vor dem BAG-Urteil strengere Dokumentationspflichten über das Mindestlohngesetz. Nun gelten die umfassenden Anforderungen für alle Mitarbeitenden – auch Aushilfen, Werkstudierende oder Saisonkräfte.
Ein praktisches Beispiel: In einem typischen Restaurantbetrieb mit vielen Teildiensten kann die präzise Erfassung bares Geld bedeuten, etwa bei Nachtzuschlägen. Ohne exakte Zeiten gibt es schnell Unklarheiten – und damit Konfliktpotenzial. Ein Restaurantleiter berichtet: „Anfangs dachten wir, die digitale Stempeluhr nervt das Team. Aber jetzt sind alle froh, weil jede Minute Mehrarbeit fair dokumentiert ist und am Monatsende stimmt.“
Die zentrale Frage lautet also: Wie bilde ich die Besonderheiten meines Betriebs sauber ab? Hier lohnt sich ein Blick auf branchenspezifische Tools – etwa die Lösungen, die auf Gastromatic oder Pinsent Masons beschrieben werden.
4. Zettelwirtschaft vs. Digitale Tools
Natürlich ist es weiterhin möglich, Arbeitszeiten auf Papier zu erfassen – zumindest noch. Doch Papier hat drei große Nachteile:
- Es ist fehleranfällig.
- Es ist zeitaufwendig.
- Es ist bei Prüfungen schwer nachvollziehbar.
Gerade der Zoll und das Finanzamt schauen bei Arbeitszeitkontrollen genau hin. Excel erscheint vielen als praktischer Mittelweg, ist aber manipulierbar und damit nicht revisionssicher. Das kann bei einer Kontrolle schnell unangenehm werden.
Digitale Tools bieten dagegen mehrere handfeste Vorteile:
- Mitarbeitende können per Smartphone oder Terminal ein- und ausstempeln.
- Automatische Warnungen bei Verstößen gegen Ruhezeiten helfen, Bußgelder zu vermeiden.
- Die Systeme lassen sich oft direkt mit Lohnbuchhaltungsprogrammen wie DATEV verbinden.
- Integration von Dienstplänen ist meist inklusive – Zeiten fließen direkt in die Abrechnung.
Besonders praktisch: Geo-Fencing oder WLAN-Checks stellen sicher, dass der Stempelpunkt im Betrieb erfolgt. Und automatische Pausenregelungen entlasten sowohl Küche als auch Service.
Viele Anbieter im Markt – ob groß oder spezialisiert für die Gastro – erklären auf ihren Blogs (z.B. auf sage.com oder runhr.de) die wichtigsten Funktionen und rechtlichen Anforderungen.
Für Sie bedeutet das: Eine digitale Lösung spart Zeit, reduziert Fehler und stärkt Ihre Rechtssicherheit.
5. Datenschutz & Kontrolle
Wo Daten erhoben werden, stellt sich automatisch die Frage nach Datenschutz. Entscheidend ist: Mitarbeitende haben jederzeit das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten Zeiten zu erhalten. Systeme müssen diese Einsicht also ermöglichen.
Zudem müssen Arbeitszeitnachweise in der Regel zwei Jahre aufbewahrt werden – im Inland und in deutscher Sprache. Das gilt unabhängig davon, ob sie digital oder auf Papier vorliegen.
Arbeitgeber dürfen die Erfassung zwar an Mitarbeitende delegieren (z. B. „Bitte stempelt selbst“), bleiben aber verantwortlich für die Richtigkeit. Eine regelmäßige Kontrolle ist daher Pflicht. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen können schnell zu Konflikten oder Bußgeldern führen.
Wer sich unsicher ist, findet in juristischen Einordnungen – etwa bei Pinsent Masons – hilfreiche Hinweise zur datenschutzkonformen Gestaltung.
Fazit / Ausblick
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt längst – und wer jetzt noch wartet, riskiert unnötige Probleme. Gleichzeitig eröffnet die Dokumentation die Chance, Prozesse zu verbessern, Überstunden fair abzurechnen und die Personalplanung zu optimieren. Digitale Tools bieten dafür die praktikabelste Lösung, besonders in einer Branche mit so vielen Variablen wie der Gastronomie.
In den kommenden Monaten dürfte das Gesetz weiter präzisiert werden – große Überraschungen sind aber nicht zu erwarten. Wer bereits auf digitale Systeme setzt, ist für die Zukunft bestens vorbereitet. Wenn Sie jetzt handeln, sind Sie Ihrer Konkurrenz einen entscheidenden Schritt voraus.
Kurz-Check für Ihren Betrieb
- Haben Sie bereits irgendein funktionierendes System zur Zeiterfassung im Einsatz?
- Erfasst Ihr System Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht – inklusive Pausen?
- Können Sie Teildienst, Nachtzuschläge und Umkleidezeiten korrekt abbilden?
- Haben Sie geprüft, ob eine digitale Lösung Ihre Prozesse vereinfachen würde?
- Werden die Daten sicher gespeichert und mindestens zwei Jahre aufbewahrt?
(Ende)
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