TL;DR
- Das GastroNews-Arbeitsmodell verfolgt vier Testbons durch POS, Zahlung, PMS und Buchhaltung.
- Die Zimmerbelastung braucht Gastkennung, Outlet, Leistungsdatum und Steueraufteilung im PMS-Folio.
- Beim Split-Bon ergeben die Teilbeträge zusammen den Gesamtbetrag, die Steuer und den Zahlungsstatus des POS-Bons.
- Arrangementleistungen werden mit der am Standort eingerichteten Leistungskennung und Kostenstelle geprüft.
Ein Zimmergast bestellt Menü und Wein, setzt die Rechnung auf das Zimmer und geht zur Rezeption. Der Restaurantbon ist im POS abgeschlossen. Im PMS, dem Property-Management-System für Reservierungen und Gastrechnungen, erscheint anschließend eine offene Folio-Buchung mit Gast, Outlet und Steuerkennzeichen.
Mews nennt für sein F&B-POS automatischen Rechnungsabgleich, PMS-Synchronisierung und Auswertungen nach Produkten, Essenszeiten und Umsatzzentren. Diese Angaben beschreiben Anbieterfunktionen. Das Hotel prüft sie am eigenen Standort mit seinen Artikelnummern, Zahlungsarten und Buchungstexten.
Die vier folgenden Fälle bilden ein GastroNews-Arbeitsmodell. Mews und Rechtsvorschriften geben sie nicht als festen Abnahmestandard vor.
So prüft das Hotel einen Restaurantbon mit Kartenzahlung
Der erste Testbon stammt von einem externen Restaurantgast mit Kartenzahlung. POS-Bon, Terminalbeleg, Zahlungsreport und Umsatzreport führen denselben Bruttobetrag sowie den Status „bezahlt“.
Das Testblatt hält Uhrzeit, Outlet, Bedienerkennung, Artikel, Steuer, Zahlungsart, Brutto- und Nettobetrag fest. Diese Angaben legen vorab fest, was die Teams in den einzelnen Systemen erwarten.
Der Walk-in prüft zugleich, ob die Steuerkennzeichen aus dem Artikelstamm in den Tagesabschluss laufen. Abweichungen lassen sich später auf einen Bon, eine Zahlungsart oder eine Schnittstellenübergabe zurückführen.
So gelangt der Restaurantbon auf die Zimmerrechnung
Der zweite Bon testet die Zimmerbelastung. Der Service erfasst Zimmernummer und Gastprüfung nach dem am Standort vereinbarten Ablauf. Das POS übergibt Betrag, Gast- oder Reservierungskennung, Leistungsdatum, Outlet und Steueraufteilung an das PMS.
Das PMS führt den Betrag als offene Folio-Buchung. Am Abreisetag kontrolliert die Rezeption vor dem Check-out, ob die F&B-Leistung vollständig im Gastfolio vorliegt. Der Nachtlauf und der Finanzexport verarbeiten die Buchung anschließend weiter.
Im Testprotokoll steht auch der erwartete Buchungstext. Bei mehreren Outlets wird damit sichtbar, ob Frühstück, Bar und Abendservice im PMS und im Finanzexport getrennt bleiben.
Was beim Aufteilen auf Kartenzahlung und Zimmerrechnung stimmen muss
Der dritte Fall enthält Speisen und Getränke und teilt die Rechnung auf. Der Gast bezahlt den Wein am Terminal, während das Menü auf das Zimmerfolio geht. Terminal, PMS und Buchhaltung können dabei unterschiedliche Teilbeträge führen.
Der Test prüft, ob diese Teilbeträge zusammen wieder Bruttogesamtbetrag, Steuerbetrag und Zahlungsstatus des POS-Bons ergeben. Das Terminal weist den bezahlten Anteil aus, das PMS den offenen Folio-Anteil. Der Zahlungsreport und die Buchhaltungsübergabe führen beide Teile mit den passenden Zahlungsarten weiter.
Für Deutschland enthält der Bon Speisen und Getränke, weil seit dem 1. Januar 2026 Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen mit Speisen wieder mit sieben Prozent Umsatzsteuer behandelt werden, während Getränke ausgenommen bleiben. Das Bundesfinanzministerium beschreibt diesen Rahmen.
Hotels in Österreich und der Schweiz prüfen mit denselben Testfällen ihre national konfigurierte Steuerlogik. Der Test dokumentiert dafür die Steuerkennzeichen und erwarteten Teilbeträge je Standort.
Wie enthaltene Restaurantleistungen mit der gebuchten Rate abgerechnet werden
Der vierte Bon betrifft eine im Zimmerpreis enthaltene Leistung, etwa Frühstück, Abendmenü oder ein F&B-Guthaben. Leistungskennung, Kostenstelle und die Aufteilung eines Mehrbetrags richten sich nach der am Standort eingerichteten Arrangement- und Ratenlogik.
Der Test prüft im PMS, ob die Leistung zur gebuchten Rate, zum Reisedatum und zur richtigen Person gehört. Das POS kann einen enthaltenen Anteil und einen privat zahlbaren Mehrbetrag getrennt führen, wenn diese Konfiguration am Standort vorhanden ist.
Der Report weist eingelöste Leistungen und Mehrumsatz getrennt aus. Service, Rezeption und Buchhaltung sehen damit, welcher Anteil über die Rate lief und welcher Betrag direkt bezahlt wurde.
Am Tagesende müssen alle Systeme dieselben Beträge zeigen
Nach dem Test legt das Team POS-Umsatzreport, Terminal- oder Zahlungsreport, PMS-Folioübersicht und Buchhaltungsübergabe nebeneinander. Für jeden Testbon gleicht es Bruttobetrag, Nettobetrag, Steuerbetrag, Zahlungsart und Status ab.
Das GastroNews-Arbeitsmodell erfasst zusätzlich den Zeitverzug: Wann schloss der Bon im POS, wann erschien er im PMS und wann floss er in den Tagesabschluss? Jede Abweichung erhält Fehlergrund, zuständige Person und einen erneuten Testtermin.
Der operative Abnahmetest verfolgt den Bon zusätzlich durch POS, Zahlung, PMS und Buchhaltung. Davon getrennt regelt § 4 der Kassensicherungsverordnung die einheitliche digitale Schnittstelle für standardisierte Datenexporte aus elektronischen Aufzeichnungssystemen.
Zum Abschluss bucht das Team die vier Fälle in einer ruhigen Schicht erneut und prüft die Einträge vor dem Night Audit gegen das Abgleichblatt.
Weitere Bilder
