TL;DR
- Der Bruttobestellwert steht im Plattformbericht und im eigenen Kassenexport.
- Provisionen, Marketingbeiträge und Erstattungen erhalten getrennte Abrechnungszeilen.
- Auszahlungs-ID, Betrag und Referenz verbinden Bericht und Bankeingang.
- Das GastroNews-Arbeitsmodell lässt Automatik und Referenzabrechnung zunächst parallel laufen.
1.000 Euro stehen im Wochenbericht der Lieferplattform. Das GastroNews-Rechenbeispiel zieht 250 Euro Provision, 50 Euro Marketingbeitrag und 30 Euro Erstattungen ab. Der erwartete Auszahlungsbetrag liegt damit bei 670 Euro.
Der Betrag auf dem Bankkonto fasst mehrere Abrechnungszeilen zusammen. Die Rechnung bleibt nachvollziehbar, wenn Bruttobestellungen, Abzüge und Auszahlungsreferenz gemeinsam erfasst werden.
KFC Italy baut laut Mixer Planet gemeinsam mit Piteco, einem italienischen Softwareanbieter für Finanz- und Zahlungsprozesse, eine zentrale Abstimmung digitaler Zahlungen und Einnahmen auf. Piteco beschreibt den Projektkontext als Anbieter. Der Aufbau läuft noch; für Betriebe liefert er einen Anlass, die eigene Delivery-Abrechnung Schritt für Schritt zu prüfen.
Bestelldaten und Kassenexport
Die Abrechnung führt Bestellbericht, Kassen- oder POS-Export und Bankeingang in einer festen Reihenfolge zusammen. Jede Bestellung erhält eine Plattform-Bestellnummer und, sofern vorhanden, eine interne Bon- oder Auftragsnummer. Bei mehreren Küchen oder Outlets ergänzt eine Standortkennung den Datensatz.
Der Bruttobestellwert wird nach Plattform, Outlet und Bestelltag gesammelt. Stornierte, fehlgeschlagene und erstattete Bestellungen bleiben mit ihrem jeweiligen Status sichtbar. Anschließend vergleicht das Team den Plattformbericht mit dem Kassen- oder POS-Export.
Bestelltag und Auszahlungstag können in unterschiedliche Abrechnungsperioden fallen. Die Bestellnummer und später die Auszahlungs-ID verbinden beide Zeitpunkte. Cointab, ein Anbieter von Software für den Plattformabgleich, beschreibt diese Kette von Bestellberichten über Abzüge bis zum Bankeingang als typisches Feld der Plattformabstimmung.
Provisionen, Gebühren und Erstattungen werden einzeln ausgewiesen
Provision, Zahlungsgebühr, Marketingbeitrag, Rabattfinanzierung und Erstattung stehen jeweils in einer eigenen Abrechnungszeile. Dadurch bleibt sichtbar, welcher Betrag aus welcher Vereinbarung oder Korrektur stammt.
Bei einer Erstattung gehören Bestellnummer, Betrag, Datum, Grund und Kostenträger zusammen. Trägt die Plattform die Erstattung, dokumentiert die Abrechnung diesen Bezug ebenso wie bei einer Erstattung aus dem Budget des Restaurants.
Das GastroNews-Rechenbeispiel mit 1.000 Euro Bruttobestellwert und 670 Euro erwarteter Auszahlung ist ein Arbeitsmodell. Umsatzsteuer, Plattformrolle und Kontierung richten sich nach Geschäftsmodell, Land und Vertrag; die Buchhaltung oder Steuerberatung prüft sie für den einzelnen Betrieb.
Mit Auszahlungs-ID und Bankreferenz wird die Überweisung der richtigen Periode zugeordnet
Der Auszahlungsbericht führt Auszahlungs-ID, Auszahlungsdatum, Nettobetrag und die enthaltenen Bestell- oder Abrechnungszeiträume. Auf dem Bankkonto ordnen Zahlungsreferenz, Betrag und Datum die Überweisung der passenden Berichtszeile zu.
Eine Sammelauszahlung kann viele Bestellungen enthalten. Die Auszahlungs-ID bildet die Verbindung zwischen Bestellgruppe und Bankzeile.
Nennt der Auszahlungsbericht im GastroNews-Arbeitsmodell 670 Euro und weist der Bankauszug 650 Euro aus, bleibt eine Differenz von 20 Euro offen. Sie erhält eine Fallnummer, einen Plattformkontakt, Nachweisdateien und eine Frist für die Klärung. Nach Belegprüfung oder Antwort der Plattform schließt das Team den Fall.
PDF- und CSV-Berichte müssen dieselben Bestellungen eindeutig abbilden
Plattformen liefern Abrechnungen als PDF, CSV, Excel-Datei oder Download im Partnerportal. Das GastroNews-Arbeitsmodell ordnet jeder Spalte eine feste Bedeutung zu: Bestellnummer, Datum, Bruttobetrag, Abzug, Auszahlungs-ID und Standort.
PDF-Berichte erhalten besondere Aufmerksamkeit, weil Tabellen, Dezimaltrennzeichen und Textzeilen beim Übertragen verrutschen können. CSV- und Excel-Exporte prüft das Team auf Datumsformat, Währung, Vorzeichen, doppelte Zeilen und fehlende Kennungen.
Ändert eine Plattform ihr Exportformat, markiert das Team die betroffene Periode für die manuelle Bearbeitung. Nach einer erneuten Prüfung von Feldzuordnung und Ergebnis kann der Import weiterlaufen.
Referenzabrechnung vor der Automatisierung
Automatischer Abgleich und manuelle Referenzabrechnung laufen im GastroNews-Arbeitsmodell zunächst parallel. Pro Periode vergleicht das Team Bruttobestellwert, sämtliche Abzüge, erwartete Auszahlung, Bankeingang und Buchungsvorschlag.
Eine Referenzabrechnung gilt in diesem GastroNews-Arbeitsmodell als fehlerfrei, wenn jede Differenz mit Beleg erklärt oder vor Freigabe korrigiert ist. Nach mehreren vollständig geprüften Perioden kann die Automatik in den Regelprozess wechseln. Neue Plattformen, geänderte Gebührenmodelle, weitere Standorte und Formatwechsel starten wieder mit einer Referenzprüfung.
Das wöchentliche Abrechnungspaket enthält POS-Export, Plattform-Bestellbericht, Übersicht der Abzüge und Erstattungen, Auszahlungsbericht sowie Banknachweis. Auf der Deckseite stehen Plattform, Outlet, Periode, erwarteter Betrag, Bankeingang und offene Differenz. Die Auszahlungs-ID ordnet die Sammelüberweisung der passenden Abrechnung zu.
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