1. Der Paukenschlag: Warum „Abwarten“ keine Strategie mehr ist
Stellen Sie sich vor, es ist Samstagabend, das Restaurant voll, und irgendwo zwischen Pass und Spülküche hängt ein Stundenzettel, der schon bessere Zeiten gesehen hat. Ein Klassiker. Viele Betriebe halten genau an diesen Zetteln fest – in der Hoffnung, dass das neue Arbeitszeitgesetz bald klare Regeln bringt. Doch diese Hoffnung ist ein gefährlicher Irrtum.
Denn seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 steht fest: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht längst – auch ohne neues Gesetz. Laut Urteil ergibt sich die Verpflichtung zur Einführung eines Zeiterfassungssystems unmittelbar aus § 3 des Arbeitsschutzgesetzes. Die Präsidentin des BAG, Inken Gallner, brachte es sinngemäß so auf den Punkt: „Das Ob der Arbeitszeiterfassung ist entschieden, es geht nur noch um das Wie.“
Das bedeutet für die Praxis: Auch wenn die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes noch auf sich warten lässt, können Gastronomen und Hoteliers nicht einfach im Stand-by-Modus bleiben. Wer jetzt nicht handelt, riskiert bei Prüfungen des Zolls oder Streitigkeiten mit Mitarbeitenden echte Probleme.
2. Was gilt aktuell? Die Rechtslage im Überblick
Damit keine Missverständnisse bleiben, lohnt sich ein Blick auf die Grundlagen. Den Auftakt machte 2019 der Europäische Gerichtshof (EuGH). Er verpflichtete Arbeitgeber dazu, Systeme zu nutzen, die drei Bedingungen erfüllen: objektiv, verlässlich und zugänglich. Übersetzt für die Praxis bedeutet das: Die Arbeitszeiterfassung darf nicht manipulierbar sein, muss nachvollziehbar funktionieren und sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitenden offenstehen.
Das BAG hat diese Vorgaben 2022 in deutsches Arbeitsrecht übertragen. Seitdem gilt:
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – nicht nur Überstunden, wie früher oft angenommen wurde. Ein kurzes „war heute acht Stunden da“ ist damit passé.
Und wie steht es um das künftige Gesetz? Der aktuelle Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht eine elektronische Form der Erfassung vor. Zwar ist die Novelle noch nicht verabschiedet, aber die Richtung ist klar. Eine Besonderheit: Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden könnten von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen werden – nicht jedoch von der Pflicht zur Erfassung an sich.
Für die Gastronomie bedeutet das: Auch ein kleiner Familienbetrieb muss Arbeitszeiten dokumentieren. Die Frage ist lediglich, ob per App oder in Papierform. Doch selbst wenn Papier vorübergehend legal bleibt – sinnvoll ist es nicht.
3. Papier vs. Digital: Was ist erlaubt, was ist sinnvoll?
Natürlich dürfen Betriebe derzeit noch handschriftliche Zettel oder Excel-Listen verwenden. Aber wer schon einmal versucht hat, einen ölverschmierten Stundenzettel aus der Küche auszuwerten, weiß: Theorie und Praxis sind zwei Welten.
Warum Papier und Excel problematisch sind:
- Sie sind leicht manipulierbar – und fallen damit durchs EuGH-Raster „objektiv“.
- Sie verursachen Mehrarbeit: Abtippen, Kontrollieren, Hinterherlaufen.
- Sie gehen verloren – gerne mitten im Monatsabschluss.
- Sie schützen weder den Arbeitgeber noch die Mitarbeitenden zuverlässig.
Ein Arbeitsrechtler formulierte es kürzlich sinngemäß so: „Wer jetzt noch auf Stundenzettel setzt, riskiert bei einer Zollprüfung Probleme, da die Manipulationssicherheit oft angezweifelt wird.“
Digitale Systeme haben dagegen klare Vorteile. Sie gleichen automatisch Dienstpläne ab, warnen bei Verstößen gegen gesetzliche Ruhezeiten – in der Regel elf Stunden – und dokumentieren zuverlässig. Die meisten Lösungen archivieren Daten zwei Jahre lang, wie es Referentenentwurf und Mindestlohngesetz vorsehen.
Kurz gesagt: Papier ist erlaubt, aber unpraktisch. Digital ist nicht vorgeschrieben – aber vernünftig.
4. Stempeluhr 4.0: Lösungen für den Gastro-Alltag
Die gute Nachricht: Digitale Zeiterfassung ist heute kein Hexenwerk mehr. Vor allem in der Gastronomie gibt es Systeme, die genau auf Schichtbetrieb, Spitzenzeiten und flexible Einsatzpläne abgestimmt sind.
Drei Kategorien haben sich etabliert:
1. Mobile Apps
Servicekräfte stempeln sich direkt am Smartphone ein und aus. Geofencing kann sicherstellen, dass das nur im Betrieb funktioniert – allerdings ist hier der Datenschutz zu beachten. Dauerhafte GPS-Überwachung ist tabu; erlaubt ist lediglich ein kurzer Standort-Check beim Einstempeln.
2. Stationäre Terminals
Tablets oder kleine Terminals am Pass oder in der Küche. Besonders praktisch in Betrieben, in denen Smartphones nicht erlaubt sind oder Mitarbeitende keine privaten Geräte nutzen wollen.
3. Kassen- oder Personalplanungs-Integration
In vielen Fällen ist die effizienteste Lösung die Kombination aus Zeiterfassung und Kasse oder Dienstplan-Software. Systeme wie E2N, Planday oder Gastromatic bieten integrierte Workflows – vom Einstempeln bis zur Lohnabrechnung. Ein Hotelier brachte es einmal so auf den Punkt: „Die digitale Erfassung hat uns gerettet – früher saß ich Stunden an den Stundenzetteln, heute geht das mit einem Klick in die Lohnbuchhaltung.“
Das Praxisproblem Pausen
Raucherpausen, kurze Unterbrechungen oder verschobene Essenspausen sind im Gastro-Alltag völlig normal. Und genau hier zeigt sich die Stärke digitaler Systeme: Unterbrechungen werden per Klick dokumentiert – transparent, fair und ohne Streitpotenzial.
5. Stolpersteine & Bußgelder
Aufzeichnungspflichten sind in Deutschland kein Papiertiger. Wer gegen sie verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Je nach Fall können Bußgelder bis zu 30.000 Euro verhängt werden – insbesondere bei wiederholten oder systematischen Verstößen. Fachportale wie Lexware weisen ausdrücklich darauf hin, dass auch fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen geahndet werden können.
Zudem spielt der Datenschutz eine große Rolle. Drei Punkte sollten Gastronomen kennen:
- Fingerabdruck-Scanner sind heikel. Sie verarbeiten biometrische Daten und dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder starker Begründung genutzt werden.
- GPS-Tracking darf nicht permanent laufen.
- Mitarbeitende müssen Zugriff auf ihre eigenen Zeiten haben.
Und wie steht es um Vertrauensarbeitszeit? Sie ist nicht abgeschafft – aber neu definiert. Mitarbeitende können weiterhin eigenständig planen, müssen ihre Zeiten aber trotzdem erfassen.
Fazit / Ausblick
Die Arbeitszeiterfassung ist nicht mehr das „Gesetz von morgen“, sondern die Pflicht von heute. Das BAG hat längst Fakten geschaffen, der EuGH die Anforderungen definiert, und der Gesetzesentwurf zeigt, wohin die Reise geht: mehr Transparenz, mehr Nachvollziehbarkeit, mehr Schutz für beide Seiten.
Für Gastronomen und Hoteliers bedeutet das: Wer jetzt auf digitale Lösungen setzt, spart Zeit, minimiert Risiken und schafft Vertrauen im Team. Papier mag vorübergehend reichen, aber es ist keine Zukunftsstrategie. Digitale Zeiterfassung wird zur neuen Normalität – ob wir wollen oder nicht.
Wer jetzt vorbereitet handelt, ist seiner Konkurrenz einen Schritt voraus.
Kurz-Check für Ihren Betrieb
- Haben Sie ein System, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert?
- Sind die Aufzeichnungen objektiv, verlässlich und für Mitarbeitende zugänglich?
- Können Sie Pausen und Unterbrechungen transparent abbilden?
- Ist Ihr System manipulationssicher und DSGVO-konform?
- Können Sie Arbeitszeiten mindestens zwei Jahre lang archivieren?
Wenn Sie mindestens einen Punkt mit „Nein“ beantworten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, umzusteigen.
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