1. Ein Jahr der Anpassung
Stellen Sie sich vor: Sie öffnen am Jahresanfang die Bürotür Ihres Betriebs, starten Laptop und Kasse – und überall blinkt es: „Bitte aktualisieren“. Genau dieses Gefühl begleitet viele Gastronomen im Jahr 2025. Denn während die Personalkosten durch den gestiegenen Mindestlohn spürbar anziehen, versucht die Politik gleichzeitig, mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV die Verwaltung moderner und digitaler zu machen.
Was auf den ersten Blick nach zusätzlicher Arbeit klingt, kann sich im Alltag schnell auszahlen: Weniger Papier, weniger Zettelwirtschaft, weniger Unterschriften-Marathon. Doch bevor die Vorteile greifen, müssen die neuen Regeln sauber umgesetzt werden – von der Lohnabrechnung bis zur Rechnungsstellung.
2. Der Kostenfaktor: Mindestlohn & Minijobs 2025
Der wichtigste Punkt gleich vorweg: Seit dem 1. Januar 2025 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 12,82 Euro pro Stunde. Für die besonders personalintensive Gastronomie ist das eine relevante Steigerung, wie auch Branchenvertreter warnen: Die Erhöhung treffe viele Betriebe in einer Phase sinkender Umsätze besonders hart. Gleichzeitig sei es deshalb umso wichtiger, Prozesse im Backoffice zu verschlanken.
Neue Grenzen bei Minijobs
Direkt gekoppelt an den Mindestlohn steigt auch die Verdienstgrenze für Minijobs. Sie liegt 2025 bei 556 Euro monatlich (vorher 538 Euro). Die Grenze passt sich damit dynamisch dem Lohnniveau an. Auch der Übergangsbereich für Midijobs bleibt bis 2.000 Euro bestehen, allerdings verschieben sich die unteren Werte entsprechend.
Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber?
Vor allem eines: Die Lohnsoftware muss zwingend aktualisiert werden. Mehrere HR-Anbieter, darunter der Personal-Software-Spezialist Ordio, warnen eindringlich davor, alte Mindestlohnregeln einfach zu überschreiben. Das könnte die gesamte Lohnhistorie verfälschen – und spätestens bei einer Zoll- oder DRV‑Prüfung wird das teuer. Stattdessen sollten ab dem Stichtag neue Lohnarten bzw. Regeln angelegt werden.
Und die Auszubildenden?
Auch die Mindestausbildungsvergütung zieht an. Im ersten Lehrjahr müssen 2025 mindestens 682 Euro gezahlt werden. Besonders für kleinere Betriebe, die stark auf Nachwuchs setzen, lohnt sich hier ein genauer Blick auf bestehende Verträge.
Wer sich tiefer einlesen möchte, findet übersichtliche Tabellen zur Lohnentwicklung etwa bei Resmio sowie einen praxisnahen Branchenguide bei Ordio
(„Gastronomie 2025 – Mindestlohn und neue Vorgaben“).
3. Endlich digital: Arbeitsverträge & Nachweise
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist für viele Gastronomen ein echter Fortschritt. Nach Jahren des Papierkrams dürfen wesentliche Vertragsunterlagen endlich elektronisch erstellt und ausgehändigt werden – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer verlangt nicht ausdrücklich Papier.
Was nun digital geht
- Arbeitsverträge können rechtssicher in Textform (E‑Mail, HR‑Tool) übermittelt werden.
- Nachweise zu den wichtigsten Arbeitsbedingungen müssen nicht mehr zwingend auf Papier stehen.
- Aushangpflichten wie Arbeitszeitgesetz oder Jugendarbeitsschutz dürfen digital bereitgestellt werden, etwa im Intranet oder per Mitarbeiter-App.
- Selbst Arbeitszeugnisse können in elektronischer Form ausgestellt werden – wenn die Mitarbeitenden zustimmen.
Ein Arbeitsrechtsexperte bringt es treffend auf den Punkt: Das BEG IV sei ein „Meilenstein“, der in einer personalintensiven Branche wie der Gastronomie spürbar Verwaltungskosten senke.
Was weiterhin schriftlich bleiben muss
Einige Vorgänge bleiben dennoch papiergebunden. Das betrifft vor allem wenige Sonderfälle, etwa wenn der Arbeitnehmer die klassische Schriftform explizit einfordert. Für den Alltag eines gastronomischen Betriebs wird das jedoch selten vorkommen.
Der Praxistipp lautet daher: Prüfen Sie, welche Dokumente Sie bisher ausgedruckt und unterschrieben haben – und stellen Sie um, wo das Gesetz es jetzt zulässt. Moderne HR‑Tools können dabei helfen, alle Unterlagen revisionssicher zu archivieren.
4. Pflicht zur E‑Rechnung im B2B
Der zweite große Digitalisierungsschub betrifft die Rechnungsstellung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Das gilt damit auch für den kleinsten Familienbetrieb.
Für klassische PDF‑Rechnungen gilt: Sie zählen nur dann als E‑Rechnung, wenn sie strukturierte Daten enthalten. Ein reines „Bild-PDF“ reicht nicht mehr. Erlaubte Formate sind etwa ZUGFeRD oder XRechnung.
Was Gastronomen beachten müssen
- Auf der Eingangsseite: Ihre Lieferanten – ob Getränkevertrieb, Brauerei oder Großmarkt – stellen zunehmend auf E‑Rechnung um. Ihr System muss kompatibel sein.
- Auf der Ausgangsseite: Wenn Sie Catering anbieten, Events ausrichten oder Firmenkunden bewirten, müssen Sie E‑Rechnungen korrekt erzeugen können.
- Kassensysteme: Viele POS‑Hersteller liefern 2025 entsprechende Updates. Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihr System ZUGFeRD/XRechnung exportieren kann.
Wer rein an Privatgäste verkauft, kann etwas entspannter sein. Aber selbst dann gibt es Schnittstellen, etwa wenn Firmenkunden Bewirtungsbelege benötigen. Eine technische Vorbereitung lohnt sich daher so oder so.
Detaillierte Praxisinfos liefert unter anderem der Ordio‑Ratgeber rund um die neuen Vorgaben.
5. Weitere Änderungen: Cannabis & Mehrweg
Auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz tut sich etwas.
Nichtraucherschutz: Cannabis ausdrücklich eingeschlossen
Seit der Legalisierung gilt: Arbeitgeber müssen Beschäftigte nun auch vor Cannabisrauch schützen. Grundlage ist § 5 der Arbeitsstättenverordnung, die 2025 entsprechend angepasst wurde. Für den Alltag bedeutet das vor allem klare Regeln in Pausenbereichen und auf Außenflächen – ähnlich wie beim klassischen Tabakrauch.
Mehrweg-Angebotspflicht ausgeweitet
2025 wurden die Mehrwegregeln erneut verschärft. Sie greifen nun nicht mehr nur bei Kunststoffverpackungen, sondern auch bei solchen aus Papier, Pappe und Aluminium, sofern Essen oder Getränke „To Go“ angeboten werden. Gastronomiebetriebe müssen also in noch mehr Fällen eine wiederverwendbare Alternative bereitstellen.
Konkrete Ausnahmen und Detailregeln erläutert die Kanzlei Mayr Arbeitsrecht in ihrem Überblick zu den Arbeitsrechtsänderungen 2025.
6. Ausblick 2026: Die nächste Welle
So viel zu 2025 – doch die nächste Änderung steht bereits in den Startlöchern. Zum 1. Januar 2026 steigt der Mindestlohn weiter auf 13,90 Euro pro Stunde. Die Minijob-Grenze klettert entsprechend auf 603 Euro.
Für Gastronomen ist es sinnvoll, diese Zahlen direkt in die Budget- und Preisplanung einfließen zu lassen. Die offiziellen Angaben dazu finden sich in den Mindestlohn‑FAQ der Bundesregierung.
Fazit
2025 ist für die Gastronomie ein Jahr der doppelten Herausforderung: Einerseits steigen die Personalkosten deutlich, andererseits eröffnen neue digitale Regeln echte Chancen zur Vereinfachung. Wer die Lohnabrechnung sauber auf die 12,82 Euro‑Grenze umgestellt, Minijob‑Regeln korrekt hinterlegt und E‑Rechnung sowie digitale Arbeitsverträge implementiert hat, ist gut aufgestellt. Gleichzeitig lohnt es sich, die nächsten Schritte – insbesondere den Mindestlohnsprung 2026 – bereits mitzudenken.
Wenn Sie jetzt Ihre Software anpassen, interne Prozesse modernisieren und den Überblick über neue Pflichten wie Mehrweg- und Nichtraucherschutz behalten, verschaffen Sie sich einen klaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
Kurz-Check für Ihren Betrieb
- Sind Mindestlohn und Minijob-Grenzen ab 2025 korrekt im System hinterlegt?
- Läuft Ihre HR‑Dokumentation bereits digital – Verträge, Nachweise, Aushänge?
- Kann Ihr Kassensystem E‑Rechnungen im zulässigen Format erzeugen und empfangen?
- Wurden Pausen- und Außenbereiche im Hinblick auf Cannabisrauch neu geregelt?
- Sind Mehrwegoptionen auch für Papier-, Papp- und Alu‑To‑Go‑Verpackungen verfügbar?
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