TL;DR
- Pachtzins, Betriebskostenvorauszahlungen und regelmäßige Wartung erhalten eigene Zeilen im Monatsplan.
- Jahresabrechnungen werden ihrem Abrechnungszeitraum zugeordnet und zusätzlich mit dem tatsächlichen Zahlungsdatum erfasst.
- Investitionen und einzelne Reparaturen stehen als gesonderte Liquiditätspositionen neben dem laufenden Monatsaufwand.
- Zählernummer, Ablesedatum, Zählerstand und Foto bilden zusammen einen eindeutig zuordenbaren Verbrauchsnachweis.
Die Überweisung an den Verpächter bildet den ersten festen Betrag im Monatskalender. Hinzu kommen Abschläge für Betriebskosten, die Wartung der Spülmaschine oder Lüftung und gelegentlich eine vertraglich vereinbarte Erneuerung auf der Terrasse. Diese Zahlungen folgen verschiedenen Terminen und brauchen deshalb eine gemeinsame Übersicht.
Die Wirtschaftskammer Österreich beschreibt den vereinbarten Mietzins bei Geschäftsräumen als Zusammensetzung aus Hauptmietzins, Betriebskosten oder öffentlichen Abgaben sowie möglichen Entgelten für mitvermietete Einrichtung und weitere Leistungen. Die Hinweise gelten für österreichisches Recht. Für die Standortrechnung liefern sie eine klare Struktur.
Zwei Ansichten auf zwölf Monate
Das GastroNews-Arbeitsmodell führt zwölf Monatszeilen mit vier Blöcken: Pachtzins, vereinbarte Betriebskosten, Inventar und Wartung sowie Investitionen und Einzelreparaturen. Jede Position erhält Vertragsstelle, Berechnungsgrundlage, Zahlungsdatum, Belegnummer und zuständige Partei.
Der Zahlungsplan beantwortet die Liquiditätsfrage: Was wird in diesem Monat fällig? Seine einfache Formel lautet:
> Monatlicher Zahlungsplan = Pachtzins + Betriebskostenvorauszahlung + fällige regelmäßige Wartung
Eine Jahresabrechnung, eine Reparatur oder der Kauf eines Ersatzgeräts steht außerhalb dieser Formel als eigene Einzelposition mit Betrag und Fälligkeit. So bleibt erkennbar, welche Zahlungen regelmäßig wiederkehren und welche einen einzelnen Liquiditätsabfluss auslösen.
Daneben braucht das Blatt eine zweite Sicht: den periodengerechten Aufwand. Eine Betriebskostenabrechnung über 1.200 Euro kann den zurückliegenden Abrechnungszeitraum betreffen und später zur Zahlung fällig werden. Das Blatt hält daher Abrechnungsjahr, Zahlungsdatum, Vorauszahlungen und die daraus folgende Nachzahlung oder das Guthaben getrennt fest.
Pachtzins wird nach Nettoentgelt, Umsatzsteuer und Wertsicherung aufgeteilt, sofern der Vertrag diese Bestandteile vorsieht. Verpflichtende Investitionen erhalten Betrag, Auslöser, Fälligkeit und Eigentumsfrage. Eine offene Prüfspalte sammelt Rechnungen ohne klaren Vertragsbezug, fehlende Unterlagen und abweichende Wartungsbeträge.
Der Schlüssel steht im Vertrag
Betriebskosten werden häufig über einen Umlageschlüssel verteilt. Die WKO nennt als Grundsatz das Verhältnis der Nutzfläche des Mietgegenstands zur Gesamtnutzfläche des Hauses. Vertragspartner können einen anderen Schlüssel vereinbaren. Im Kostenblatt stehen deshalb Prozentsatz, Bezugszeitraum und Vertragsstelle zusammen.
Bei verbrauchsabhängigen Positionen gehören Zählernummer, Stand bei Übergabe, Ablesedatum und Rechnung in dieselbe Zeile. Ein Zählerfoto ergänzt den Nachweis, wenn es Zählernummer und Ablesedatum erkennen lässt oder beide Angaben direkt bei der Datei vermerkt sind.
Vorauszahlungen sind Abschläge auf die spätere Abrechnung. Erst Abrechnungsbelege und vereinbarter Schlüssel bestimmen die endgültige Belastung. Für Deutschland weist die IHK Regensburg darauf hin, dass Nebenkosten bei fehlender abweichender Vereinbarung mit dem Mietzins abgegolten sein können. Diese Aussage gehört in den deutschen Rechtsrahmen.
Auch die Abgrenzung zwischen Geschäftsraummiete und Unternehmenspacht kann Folgen haben. Die WKO-Information zur Unternehmenspacht nennt dabei unter anderem Betriebsmittel, Inventar, Warenlager und Kundenstock. Für die laufende Übersicht zählen die Kostenarten und Fälligkeiten aus dem konkreten Vertrag.
Die Geräteakte gehört zur Pacht
Bei einer Gaststättenpacht begleitet das Inventar den Betrieb vom ersten Öffnen der Kühlzelle bis zur Schlüsselrückgabe. Die IHK Regensburg empfiehlt eine genaue Inventarliste und die Einzelprüfung des Bestands. Das Übergabeprotokoll hält Zustand, Vollständigkeit, Schäden, Fotos, Seriennummern und Zählerstände fest.
Für Spülmaschine, Lüftung, Kaffeemaschine oder Kühlung ergänzt die Übersicht die letzte Wartung, den nächsten Termin, den Wartungsvertrag und den Kostenträger. Bei einer Rechnung führt die Geräteakte direkt zu den passenden Unterlagen.
Ein Ersatzgerät oder eine bauliche Verbesserung braucht drei Angaben: Wer bezahlt, wem gehört das Gerät nach Einbau und wer trägt spätere Wartung oder Reparatur? GastroSuisse, der Schweizer Branchenverband für das Gastgewerbe, bündelt Informationen zu Unterhalt, Inventar und Übergabe. Die konkrete Zuordnung richtet sich auch in der Schweiz nach Vertrag und anwendbarem Recht.
September auf einer Restaurantzeile
Ein GastroNews-Rechenbeispiel führt für September 4.000 Euro Pachtzins netto, 750 Euro Betriebskostenvorauszahlung und 180 Euro vertraglich vereinbarte Gerätewartung. Der Zahlungsplan für die regelmäßigen Standortpositionen beträgt damit 4.930 Euro netto, vor Wareneinsatz, Personal und Energie.
Eine Betriebskostenabrechnung weist im Beispiel 1.200 Euro Nachzahlung aus. Das Blatt ordnet die Summe dem betroffenen Abrechnungsjahr zu, vermerkt den Zahlungstermin und prüft Vertragsstelle, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und Belege.
Eine defekte Eiswürfelmaschine verursacht zusätzlich 680 Euro. Diese Einzelreparatur erscheint getrennt vom regelmäßigen Monatsplan. Übergabeprotokoll, Wartungsvereinbarung und Vertragsklausel führen zur zuständigen Partei oder zum nächsten Schritt mit Wartungsdienst, Versicherung oder Verpächter.
Vor Vertragsunterzeichnung kommen die letzte verfügbare Betriebskostenabrechnung, Inventarliste, Wartungsnachweise und Zählerdaten in die Standortakte. Nach der Übergabe gleicht der Betrieb monatlich Pacht, Vorauszahlungen und Wartungsbelege mit dem Blatt ab und legt jedes neue Zählerfoto mit Nummer und Ablesedatum bei.
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