1. Vom Bauchgefühl zur Faktenlage
Stellen Sie sich vor, Sie planen das Wochenende – und müssen sich nicht mehr auf vage Erinnerungen verlassen, sondern sehen klar, was an ähnlichen Tagen im letzten Jahr verkauft wurde. Für viele Gastronomen ist das noch Zukunftsmusik, obwohl die Daten längst da sind: im POS-System, in Reservierungs-Apps, bei Lieferdiensten, in der Warenwirtschaft oder sogar in Social-Media-Statistiken.
Erfahrung bleibt wertvoll, doch sie hat Grenzen. Die Margen sind knapp, der Wettbewerb hoch – und das Bauchgefühl irrt manchmal. Wer dagegen seine „Datensilos“ verbindet, erhält einen 360-Grad-Blick aufs Geschäft. Wie sich Wetter und Bierkonsum gegenseitig beeinflussen oder welche Tageszeiten besonders personalintensiv sind – all das wird plötzlich sichtbar.
Ein Branchenexperte bringt es auf den Punkt: „Daten sind die Zutaten für den geschäftlichen Erfolg. Wer genau weiß, was im Müll landet oder wann die Terrasse voll ist, kann seine Margen aktiv steuern statt nur zu reagieren.“ Quelle für praxisorientierte Einblicke ist beispielsweise der Artikel „Digitalisierung in der Gastronomie“ von Winterhalter.
2. Die Speisekarte als Goldgrube
In kaum einem Bereich wirkt sich Datenanalyse so unmittelbar auf den Gewinn aus wie beim Menu Engineering. Die klassische „Renner-Penner-Analyse“ zeigt auf einen Blick, welche Gerichte viel Umsatz bringen und welche eher Ressourcen fressen. Grundlage sind Verkaufszahlen pro Gericht, der Deckungsbeitrag und die Frage: Wann wird was bestellt?
Einige typische Maßnahmen:
• Verlustbringer anpassen oder streichen
• Bestseller prominenter platzieren
• Rezepturen überdenken, wenn Gäste häufig Änderungswünsche äußern
Ein Beispiel aus der Praxis: Zeigen die Daten, dass ein Gericht in der Hälfte aller Bestellungen „ohne Mayo“ verlangt wird, kostet diese Modifikation nicht nur Zutaten, sondern auch Zeit. Eine angepasste Standard-Rezeptur reduziert Kosten und beschleunigt Abläufe.
Zudem ermöglicht die Anbindung der Lieferantendaten eine dynamische Preisanpassung. Steigen die Preise für Lachs oder Rind, kann das System automatisch warnen. Solche Einsichten beschreibt auch Uber Eats in einem Überblick zu Datenanalyse im Restaurantmarketing.
Überraschend wirksam kann auch die visuelle Gestaltung der Karte sein. Wenn klar wird, welche Gerichte hohe Deckungsbeiträge haben, rücken sie in der Karte an die Stelle, an der Gäste besonders häufig hinschauen – ein kleiner Schritt mit spürbarem Effekt.
3. Effizienz im Back-Office: Personal & Einkauf
Die meisten Gastronomen wünschen sich weniger Stress bei Dienstplanung und Bestellungen. Daten können hier zum Gamechanger werden.
Personalplanung: nicht zu viel, nicht zu wenig
Historische Umsatzzahlen, kombiniert mit Wettervorhersagen und lokalen Veranstaltungen, ermöglichen realistische Prognosen. Das reduziert sowohl Über- als auch Unterbesetzung. 38 Prozent der Restaurantführungskräfte sehen laut einem Report von Zendesk in der datengestützten Dienstplanung den größten Vorteil von KI-gestützten Tools.
Noch spannender: Manche Systeme erkennen Muster in der Produktivität einzelner Mitarbeitenden – etwa um welche Uhrzeit bestimmte Teams besonders schnell arbeiten. Über mehrere Monate entstehen so Dienstpläne, die Geld sparen und gleichzeitig den Service verbessern.
Einkauf & Food Waste: Bestellen mit System
In vielen Küchen entscheidet noch immer die Zettelwirtschaft über den Einkauf. Doch moderne Warenwirtschaftssysteme können Bestellmengen vorhersagen – Predictive Ordering. Sie beziehen saisonale Schwankungen, vergangene Verkaufszahlen und Feiertage mit ein. 34 Prozent der Gastronom*innen erwarten laut Zendesk-Report durch solche Datenanalysen deutliche Verbesserungen im Bestandsmanagement.
Gleichzeitig schafft Waste-Tracking Transparenz: Was landet wie oft im Müll? Zu große Portionen? Falsch kalkulierte Nachfrage? Die Analyse hilft, Einkaufsmengen zu optimieren und Food Waste zu reduzieren.
Ein Küchenchef fasst den Nutzen so zusammen: „Früher haben wir für das Wochenende ‘nach Gefühl’ bestellt. Heute sagt mir das System basierend auf den Vorjahresdaten und dem Wetterbericht exakt, wie viele Burger-Buns wir brauchen. Das spart bares Geld.“
Predictive Maintenance: Geräte, die mitdenken
Vernetzte Küchengeräte melden Probleme, bevor sie zu echten Ausfällen werden. Das verhindert Stress am Samstagabend – und vermeidet teure Reparaturen.
4. Den Gast verstehen: Mehr als nur ein Name
Die Reservierungssoftware wird zum CRM-System – und damit zur Grundlage für echtes Beziehungsmanagement. Viele moderne Tools speichern Vorlieben wie Lieblingsplätze, Allergien, bevorzugte Weine oder die Häufigkeit der Besuche. Ein Hotelier beschreibt es so: „Die Gästekartei ist unser wertvollster Besitz. Zu wissen, dass Herr Müller seinen Espresso immer doppelt trinkt, bevor er bestellt, schafft eine Bindung, die kein Rabatt ersetzen kann.“
Datenbasiertes Marketing eröffnet neue Chancen: Statt generische Newsletter zu versenden, können Sie Gäste gezielt ansprechen – etwa mit der Info, dass ihr Lieblingswein wieder verfügbar ist. Laut einer Deloitte-Studie fühlen sich 67 Prozent der Gäste stärker an Restaurants gebunden, wenn sie Teil eines modernen Loyalty-Programms sind.
Auch die Auswertung von Bewertungen – ob Google oder TripAdvisor – wird zunehmend automatisiert. Software erkennt wiederkehrende Probleme (z. B. Wartezeiten) schneller als manuelle Lektüre. Ein Beitrag im SumUp-Business-Guide unterstreicht, wie wichtig diese Feedback-Analyse für Umsatz und Gästezufriedenheit ist.
Natürlich gilt bei all dem: DSGVO beachten. Die Nutzung persönlicher Daten setzt eine klare Einwilligung voraus und braucht eine saubere Speicherung.
5. Die Schaltzentrale: Tools & Umsetzung
Das Fundament jeder datenbasierten Gastronomie ist ein modernes Kassensystem mit offenen Schnittstellen (APIs). Nur damit können später Reservierungssystem, Warenwirtschaft oder Loyalty-Tools sinnvoll verbunden werden.
Über Dashboards – oft von POS-Anbietern wie SumUp oder Gastronovi – lassen sich zentrale Kennzahlen in Echtzeit einsehen: Umsatz, Wareneinsatzquote, Personalquote oder Renner-Penner-Verteilung. Der Vorteil: Man muss dafür weder Mathe noch Informatik studiert haben. Die Systeme visualisieren Daten anschaulich und leiten automatisch Handlungsempfehlungen ab.
Wie Zendesk in einem Tech-Artikel betont, ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Ein Branchenvertreter bringt es so auf den Punkt: „Digitalisierung muss dem Wirt Zeit verschaffen, damit er wieder Gastgeber sein kann.“
Apropos Kosten: Moderne Systeme sind Investitionen, amortisieren sich aber in der Regel schnell – durch eingesparte Stunden, weniger Food Waste und optimierte Einkaufsmengen.
Fazit & Ausblick
Datenanalyse ist kein Thema mehr für Großkonzerne. Immer mehr kleine und mittlere Restaurants nutzen bereits smarte Tools, um Margen zu verbessern, Menüangebote zu optimieren und Personal gezielter einzusetzen. Wenn Sie bestehende Datensilos verbinden, entsteht ein klareres Bild Ihres Betriebs – und damit eine Grundlage für bessere Entscheidungen.
Die nächsten Jahre werden durch KI-gestützte Vorhersagen geprägt sein: präzisere Nachfrageprognosen, automatisierte Beschaffung oder personalisierte Marketingansprache. Wer bereits heute mit einfachen Dashboards arbeitet, ist bestens vorbereitet.
Wenn Sie jetzt beginnen, Ihre Daten zu nutzen, sichern Sie sich einen Vorsprung – und schaffen zugleich mehr Freiraum für das, was in der Gastronomie wirklich zählt: gute Gastgeber zu sein.
Kurz-Check für Ihren Betrieb
• Haben Sie ein POS-System mit offenen Schnittstellen im Einsatz?
• Nutzen Sie Verkaufsdaten regelmäßig für die Speisekartenoptimierung?
• Ist Ihre Dienstplanung datenbasiert – inklusive Wetter und Events?
• Erfassen Sie Food Waste strukturiert und leiten daraus Maßnahmen ab?
• Arbeiten Sie mit einem CRM oder Reservierungssystem, das Gästehistorien speichert?
• Kennen Sie die wichtigsten KPIs Ihres Betriebs auf einen Blick?
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